Видеонаблюдение в офисе, мониторинг рабочего места в компании

Тема управления видеонаблюдением на рабочем месте охватывает практические и юридические стороны и баланс между законными потребностями организации в защите своих активов, охране рабочего места и разумными ожиданиями конфиденциальности, которые имеют ее сотрудники. 

Эта статья посвящена отношениям с сотрудниками и юридическим последствиям мониторинга рабочего места, а в заключение даются рекомендации по разработке политики для сотрудников в масштабах всей компании.

Управление мониторингом и наблюдением на рабочем месте

Работодателей все больше беспокоят проблемы, связанные с кражей личных данных и имущества, снижением производительности труда, несчастными случаями и травмами на рабочем месте. В сочетании с постоянно растущими затратами на судебные разбирательства работодатели должны найти соответствующие способы минимизации этих рисков. В результате многие работодатели теперь следят за сотрудниками на работе, чтобы предотвратить травмы, неправомерные действия и другие виды потерь.

Защищаясь от этих рисков, компании также должны соблюдать баланс между деловыми интересами компании и разумными ожиданиями своих сотрудников в отношении конфиденциальности. Эта проблема усугубляется наличием технологий, позволяющих работодателям отслеживать всю электронную почту, пользование Интернетом и телефоном сотрудников, при этом сотрудники даже не подозревают, что за ними следят.

Роль отдела кадров в системе видеонаблюдения

По закону работодатель обязан обеспечить безопасное рабочее место для своих сотрудников, а также должен принимать разумные меры для защиты своих бизнес-активов. При принятии мер для достижения этих целей работодатели должны руководствоваться законными деловыми интересами и здравым смыслом.

Роль специалиста по управлению персоналом в управлении конфиденциальностью на рабочем месте заключается в содействии принятию разумных и эффективных практик, которые защищают сотрудников, сводя к минимуму риск ответственности работодателя.

Работая со специалистами в области права, управления рисками и безопасности, HR-служба играет ключевую роль в разработке и использовании систем мониторинга для решения повседневных проблем краж, нарушения безопасности и других неправомерных действий сотрудников. 

В частности, HR должен обеспечить, чтобы мониторинг был узкоспециализированным, чтобы необходимость в нем подкреплялась законным деловым обоснованием, и чтобы сотрудники понимали, что у них нет разумного ожидания неприкосновенности частной жизни, когда они пользуются оборудованием и системами, предоставленными работодателем, такими как компьютерные сети, телефоны и пейджеры. 

HR также должен помочь работодателю убедиться, что программы мониторинга не нарушают коллективный договор и не создают атмосферу слежки.

Более того, работодатели должны привлекать HR и юристов на самых ранних этапах рассмотрения и, в конечном итоге, внедрения системы видеонаблюдения на рабочем месте, а также работать над решением в масштабах всей компании, которое не снижает моральный дух и является ясным и понятным для сотрудников. 

Наконец, отдел кадров играет важную роль в распространении информации о политике и процедурах работодателя по мониторингу на рабочем месте и защите частной жизни сотрудников, в том числе о том, почему мониторинг необходим и как он будет осуществляться. Роль HR в этом процессе жизненно важна для обеспечения доверия и сотрудничества сотрудников.

Правовые ограничения на мониторинг на рабочем месте

Мониторинг на рабочем месте регулируется различными государственными конституционными положениями и законами, касающимися того, когда сотрудники имеют право на неприкосновенность частной жизни, и если и когда они должны быть уведомлены о том, что за ними ведется наблюдение. С юридической точки зрения, раскрытие информации о наблюдении является наиболее разумной тактикой. Уведомление сотрудников о том, что за ними будет вестись наблюдение, лишает их разумного ожидания неприкосновенности частной жизни — элемента, который часто является основой для исков о вторжении в частную жизнь, возникающих в соответствии с общим правом.

 

Хотя основания для иска о нарушении неприкосновенности частной жизни различаются в зависимости от юрисдикции, суды, которые рассматривали этот вопрос, обычно проводят анализ конкретных фактов. Они взвешивают разумность ожидания работником неприкосновенности частной жизни и наличие у работодателя законного делового интереса для проведения наблюдения. Тот факт, что разумность ожиданий работников относительно неприкосновенности частной жизни обычно играет большую роль в анализе суда, служит дополнительной поддержкой для раскрытия информации о деятельности по наблюдению. Информируя сотрудников о том, что их связь небезопасна или что их деятельность будет отслеживаться, работодатель может уменьшить ожидания сотрудников в отношении неприкосновенности частной жизни и, в свою очередь, укрепить защиту работодателя в суде, а также уменьшить воздействие на моральный дух сотрудников.

Мониторинг электронной почты и текстовых сообщений

Преимущества использования электронных средств связи на рабочем месте очевидны. Электронные средства часто являются наиболее эффективным методом коммуникации между сотрудниками и между компанией и ее клиентами. Поддержание электронной информационной сети позволяет работодателям контролировать производительность, качество и эффективность работы сотрудников. Однако использование сотрудниками электронной почты, голосовой почты и Интернета породило множество проблем на рабочем месте.

 

Например, личное использование работником электронной почты и Интернета в рабочее время может повлиять на производительность и прибыльность работодателя. Однако еще важнее то, что неправомерное использование сотрудниками электронных средств коммуникации может подвергнуть организации риску юридической ответственности и нарушить безопасность данных. 

Работодатели могут столкнуться с исками о сексуальных домогательствах, дискриминации, диффамации, нарушении авторских прав и других неправомерных действиях, возникающих в результате неправомерного использования сотрудниками компьютерных средств связи. Кроме того, работодатели должны заботиться о защите коммерческой тайны и служебной информации. 

 

Работодатели должны учитывать ожидания сотрудников в отношении конфиденциальности при использовании электронных средств массовой информации. В контексте судебных разбирательств, связанных с любым из этих вопросов, организации должны помнить о возможности обнаружения электронных сообщений; однако сотрудники, подавшие в суд на своих работодателей за вторжение в частную жизнь на основании мониторинга электронной почты, как правило, не добились большого успеха.

Видео мониторинг — наблюдение

Видеонаблюдение — это распространенный метод, который работодатели используют для контроля деятельности сотрудников на рабочем месте. Многие работодатели используют видеонаблюдение, чтобы свести к минимуму неправомерные действия сотрудников. 

Видеонаблюдение также может служить доказательством преступления, если оно произошло на рабочем месте.

Мониторинг местонахождения сотрудников

Мониторинг местонахождения включает в себя проверку работодателем местонахождения и перемещений сотрудников с помощью Глобальной системы позиционирования (GPS), которая изначально была разработана военными. Система использует спутники для передачи сигналов на наземные GPS-приемники, которые могут точно определить местоположение. Местонахождение сотрудников можно определить как в зданиях компаний, так и на городских улицах и шоссе. Также можно определить скорость, с которой сотрудники передвигаются на своих легковых и грузовых автомобилях. Работодатели могут использовать эти технологии для повышения производительности труда и обеспечения более надежного и безопасного рабочего места.

Мониторинг внеслужебного поведения сотрудников

Вопросы также возникают при рассмотрении права работодателя проводить расследование или принимать неблагоприятные меры в ответ на поведение сотрудника вне работы. 

Показывает ли GPS в личном автомобиле сотрудника, что он или она каждый вечер ходит в бар и остается там допоздна? 

Или что он или она подрабатывает у другого работодателя? 

Окажет ли такая информация негативное влияние на работника, заставив его подать в суд на основании законов о защите частной жизни?

Как и в случае с другими формами мониторинга, целесообразность такого мониторинга зависит от того, сможет ли работодатель продемонстрировать добросовестность и законные деловые причины для принятия таких мер. 

Обыск сотрудников

Обыск на рабочем месте вызывает целый ряд вопросов и имеет множество последствий. Что подлежит обыску — лицо или имущество? Чья собственность и почему? Кто будет проводить обыск? Частный или государственный работодатель? Ответы на эти вопросы, а также дополнительные соображения определяют наилучший способ действий в любой конкретной ситуации.

Работодатели должны учитывать следующие ключевые положения при разработке политики мониторинга в масштабах всей компании:

 

• Указать, что регулируется политикой мониторинга (например, электронные коммуникации, телефоны, имущество и помещения компании и т.д.), и проинформировать сотрудников о том, что мониторинг и обыск могут быть проведены в любое время, по любой причине, с предварительным уведомлением или без него.
• Установите, что компьютерные и телефонные системы организации и другое оборудование являются собственностью работодателя, и сотрудники не должны рассчитывать на конфиденциальность при использовании их или личного имущества для ведения дел компании.
• Указать, что компьютеры, телефоны и другое оборудование организации, как правило, предназначены для использования в служебных целях, при этом допускается ограниченное использование в личных целях.
• Запретить передачу или загрузку материалов оскорбительного, порнографического, непристойного, нецензурного, дискриминационного, домогающегося, оскорбительного, унизительного или иного незаконного характера.
• Запретите передавать или распространять конфиденциальную информацию или коммерческие секреты компании любым внешним источникам.
• Объяснять сотрудникам, что все сообщения и файлы подлежат мониторингу со стороны работодателя и что работодатель имеет доступ ко всем таким файлам, даже к тем, которые сотрудник удалил из системы.
• Информировать сотрудников о том, что любое несанкционированное использование информационных систем компании может привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения.
• Выполнять любые дисциплинарные меры, принятые в соответствии с данной политикой, справедливо и последовательно, чтобы избежать претензий по поводу дискриминации.
• Требуйте от всех новых сотрудников подписать письменное подтверждение того, что они прочитали и поняли эту политику и согласны соблюдать ее условия в качестве условия работы в компании. Кроме того, нелишним будет требовать от сотрудников регулярно подтверждать свое понимание этой политики.